Ajuntament de Gandia		Plaça Major nº 1
	Benvinguts a la web de l'Ajuntament de Gandia	Tlf. 962 959 400

ELS PROJECTES DE L'ARXIU MUNICIPAL ADMINISTRATIU

L’AM@ complementa la tradicional funció de guardians de documents tangibles, amb la gestió de la informació administrativa i la implementació progressiva de la tramitació en suport electrònic. En aquesta línia, tant la digitalització de documents en paper, com l’ús de documents electrònics suposen importants avantatges, per a l’arxiu i per a la recuperació i transmissió de documents.

• Programa de Documents Essencials
• Normalització de models de documents

Programa de Documents Essencials

En qualsevol organització, hi ha documents que es consideren essencials, sobre els quals les institucions han d'adoptar determinades mesures de protecció, ja que són únics i originals, i planificar el traspàs d’informació en diferents suports i formats, i a diferents dipòsits. Durant l’any 2007, l’Ajuntament impulsà la posada en marxa d’un Programa de Documents Essencials (PDE). Es tracta, d’un programa capdavanter, de caràcter corporatiu, que identifica, protegeix i disposa els documents principals de l’Ajuntament de Gandia, per garantir el manteniment de les seues activitats, drets i obligacions. Alhora, produeix la migració a suports digitals que permet l’automatització de la informació més rellevant i millora la comunicació amb tots els potencials usuaris.

[Ordenança PDE]

Per raó de la importància i de la singularitat, el PDE va prioritzar les Actes del Ple de l’Ajuntament, a més dels acords d’altres òrgans col·legiats i les resolucions de l’alcaldia. Progressivament, s’ampliarà la cobertura de aquestes sèries i s’abordaran d'altres noves de vital importància, com ara els expedients de constitució de la corporació, llibres d’actes de les diferents comissions informatives, etc. Fins ara, hem digitalitzat:

Normalització de models de documents

En els processos en què s’utilitzen formularis i models normalitzats de documents és més fàcil suprimir el paper i automatitzar-ne la gestió. A més a més, els formularis permeten als usuaris emplenar-los i presentar-los directament des de casa, amb un evident estalvi de temps i de molèsties, connecten amb el Sistema de Gestió Documental Municipal i s’estructuren per a simplificar la tramitació dels procediments.

L’Ajuntament coordina el procés de normalització de formularis i documents municipals, la seua identificació, codificació i manteniment a través de l’Arxiu Administratiu, però aquesta és una funció d’abast multidisciplinari i esdevé una tasca, més que cap altra, de col·laboració interadministrativa. Els decrets de l’alcaldia, les notificacions de les resolucions i tots els documents que provenen de la reenginyeria de procediments són objecte del modelatge i normalització documental que tenim en procés.